Misserfolge bei der Einführung neuer Software haben nicht nur technische Ursachen. Häufig scheitern Projekte an organisatorischen Faktoren – etwa fehlender Managementunterstützung, unzureichender Kommunikation, mangelnden Trainings oder unklaren Prozessen.
In meinem letzten Blog habe ich beschrieben, wie Akzeptanz und Fähigkeit bei einer Softwareeinführung im Wechselspiel zueinander stehen und den Erfolg eines Projekts beeinflussen. In diesem Beitrag zeige ich auf, welche Massnahmen u.a. dazu beitragen, dass Mitarbeitende eine neue Software akzeptieren und sie erfolgreich nutzen.
Nochmals zur Wiederholung: Wer ein System nicht akzeptiert, wird es kaum lernen wollen – und wer es nicht beherrscht, wird es nur schwer akzeptieren. Diese Tatsache visualisiert die folgende Abbildung. Die Abbildung habe ich um Massnahmen ergänzt, mit denen sich die beiden Faktoren Akzeptanz und Fähigkeit gezielt positiv beeinflussen lassen.
Massnahmen zur Erhöhung der Akzeptanz
Zur Erhöhung der Akzeptanz müssen Anwenderinnen und Anwender motiviert und positiv beeinflusst werden – allen voran durch Kommunikation.
Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, Kommunikation in Veränderungsvorhaben emotional aufzuladen. Emotionen bewirken, dass in unserem Gehirn Botenstoffe ausgeschüttet werden, die für die Signalübertragung wichtig sind. Ist eine Information emotional geladen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Information vom Gehirn gespeichert wird.
Auch die Intensität der Kommunikation beeinflusst unsere Einstellung gegenüber einer Veränderung. Je öfter Mitarbeitende von einer Veränderung und deren Gründe hören, desto mehr Verständnis bringen sie auf und desto schneller verinnerlichen sie die neue Arbeitsweise.
Eine weitere Massnahme ist die aktive Unterstützung des Managements. Führungskräfte müssen einerseits ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen für das Projekt bereitstellen. Andererseits sollten sie durch ihre eigene Nutzung der neuen Software und durch klare Kommunikation zeigen, dass sie die Veränderung unterstützen und befürworten.
Darüber hinaus trägt auch professionelles Projektmanagement wesentlich zur Akzeptanz bei. Ein gut geführtes Projekt stellt sicher, dass Kommunikations- und Schulungsmassnahmen rechtzeitig geplant und umgesetzt werden. Ebenso wichtig ist der frühzeitige Einbezug der Anwenderinnen und Anwender – beispielsweise bei der Bedarfsanalyse oder während der Testphase der Software.
Massnahmen zur Erhöhung der Fähigkeit
Fähigkeit bezieht sich nicht nur auf die reine Bedienung der Software. Anwenderinnen und Anwender müssen auch die Sprache der IT-Teams, der Projektleitenden und des Managements verstehen. Für diese gehören Abkürzungen und Fachbegriffe zum Arbeitsalltag – für viele Anwenderinnen und Anwender jedoch nicht. Umso wichtiger ist eine nutzergerechte Sprache. Verständliche Begriffe und einfache Bedienanleitungen erleichtern den Einstieg in die neue Software erheblich.
Damit eine neue Software beherrscht und vollständig genutzt wird, sind Schulungen unerlässlich. Sie gehören zu den am häufigsten genannten Erfolgsfaktoren bei Softwareeinführungen. Schulungen sind rechtzeitig vor dem Go-live zu starten, damit ausreichend Zeit zur Verfügung steht, die neuen Funktionen und Arbeitsabläufe zu erlernen und zu verinnerlichen.
Trotz Trainings wird der Umgang mit der neuen Software erst im Arbeitsalltag gefestigt. Deshalb sollte auch die Phase nach dem Go-live nicht vernachlässigt werden. Den Anwenderinnen und Anwendern ist ausreichend Support zur Verfügung zu stellen – beispielsweise durch Helpdesks, Ansprechpersonen im Projektteam oder Key User in den Fachbereichen.
Fazit
Der Erfolg einer Softwareeinführung hängt nicht allein von der technischen Qualität der Lösung ab. Entscheidend ist vielmehr, ob die Mitarbeitenden die neue Software akzeptieren und in der Lage sind, sie im Arbeitsalltag zu nutzen.
Massnahmen zur Begleitung einer Softwareeinführung sollten deshalb immer beide Aspekte berücksichtigen: die Förderung der Akzeptanz und den Aufbau der notwendigen Fähigkeiten.
Wer diese beiden Faktoren gezielt adressiert – etwa durch transparente Kommunikation, aktive Unterstützung des Managements, nutzergerechte Trainings und ausreichenden Support – schafft die Grundlage dafür, dass eine neue Software nicht nur eingeführt, sondern auch erfolgreich genutzt wird.
