Ist die Einführung einer neuen Software wirklich ein Change-Thema – oder lediglich ein IT-Projekt? Und wenn es sich um einen Wandel handelt: Wie gross ist der Veränderungsbedarf wirklich?
Mit einer neuen Software gehen in der Regel neue oder automatisierte Arbeitsabläufe einher. Auch die Navigation und das Design verändern sich, neue Funktionen kommen hinzu und häufig werden auch Arbeitsabläufe angepasst. In manchen Fällen entstehen sogar neue Aufgaben oder Verantwortlichkeiten.
Vom Wandel betroffen sind jedoch nicht nur Anwenderinnen und Anwender. Auch IT-Teams müssen sich mit neuen Gegebenheiten auseinandersetzen – etwa mit neuen Programmiersprachen, Sicherheitsanforderungen oder Frameworks. Hinzu kommen umfangreiche Tests, beispielsweise im Bereich Datenübertragungen oder Schnittstellen.
Vor diesem Hintergrund beantworte ich die eingangs gestellte Frage klar mit Ja: Die Einführung einer Software stellt einen Wandel dar – und der damit verbundene Veränderungsbedarf sollte nicht unterschätzt werden.
Veränderung bedeutet Belastung
Aus Sicht der Mitarbeitenden bedeutet eine neue Software häufig zunächst Stress. Neben ihrer täglichen Arbeit sind sie gezwungen, sich neue Funktionen und Arbeitsabläufe anzueignen. Gleichzeitig werden Mitarbeitende vor und während der Einführung oft in Testphasen eingebunden. Das führt entweder zu Überlastung oder dazu, dass operative Aufgaben liegen bleiben – was sich im schlimmsten Fall auch auf den Geschäftserfolg auswirkt. Umso wichtiger ist es, Mitarbeitende frühzeitig auf die Veränderung vorzubereiten und sie während der Einführung gezielt zu begleiten.
Die Wechselwirkung zwischen Akzeptanz und Fähigkeit
Eine neue Software erfordert breites Wissen über die neuen Funktionen und deren Nutzung. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Anwenderinnen und Anwender eine neue Software nur dann akzeptieren und richtig nutzen, wenn sie ausreichend geschult sind. Zwei zentrale Faktoren bei einer Softwareeinführung sind somit:
1. inwieweit Software-Anwenderinnen und -Anwender die Software akzeptieren und
2. inwieweit die Software-Anwenderinnen und -Anwender fähig sind, diese zu bedienen.
Das heisst, dass zwischen der Akzeptanz einer neuen Software und der Fähigkeit, diese zu bedienen, eine enge Wechselwirkung besteht, die sich erheblich auf den Erfolg der Softwareeinführung auswirkt.
Die folgende Abbildung visualisiert die gegenseitige Abhängigkeit der beiden Faktoren.
Auf der linken Seite der Abbildung steht die Akzeptanz, auf der rechten Seite die Fähigkeit.
Das linke Plus-Zeichen (+) bedeutet, die Software wird von den Anwenderinnen und Anwender akzeptiert. In diesem Fall sind letztere motiviert, das Tool zu benutzen und somit auch lernbereit. Durch die Lernbereitschaft erlangen sie die notwendigen Fähigkeiten zur Verwendung der Software.
Das Plus-Zeichen (+) auf der rechten Seite kennzeichnet die Fähigkeit der Anwenderinnen und Anwender im Umgang mit der Software. Wer sicher mit der Software umgehen kann, entwickelt in der Regel auch eine höhere Akzeptanz gegenüber dem System.
Der innere Kreislauf der Abbildung verdeutlicht das Gegenteil. Fehlt die Akzeptanz, so weigern sich die Mitarbeitenden, sich mit der Software auseinanderzusetzen und den Umgang damit richtig zu erlernen. Mangelnde Fähigkeit wiederum erschwert es, die Software zu akzeptieren.
Kurz gesagt: Wer ein System nicht akzeptiert, wird es kaum lernen wollen – und wer es nicht beherrscht, wird es nur schwer akzeptieren.
Massnahmen zur Begleitung einer Softwareeinführung sollten deshalb immer beide Aspekte gleichzeitig adressieren: die Akzeptanz der Mitarbeitenden und ihre Fähigkeit, mit der neuen Lösung zu arbeiten.
Wie sich diese beiden Faktoren gezielt beeinflussen lassen, erläutere ich im nächsten Artikel.
